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Description du poste

Notre cabinet d’expertise comptable @com situé à Balma recherche son/sa futur(e) assistant(e) de direction. 

Rattachée directement à l’expert-comptable associé, vous êtes l’interlocutrice clé du bon fonctionnement du cabinet et un soutien précieux pour les associés.

Assistance à la direction

• Gérer l’agenda, les déplacements et l’organisation des rendez-vous clients
• Filtrer et traiter les appels, les e-mails et le courrier
• Préparer les dossiers de réunion, rédiger comptes rendus et courriers
• Assurer le suivi des échéances et relancer en interne si nécessaire

Lettres de mission et suivi administratif des dossiers clients

• Préparer les lettres de mission 
• Rédiger les avenants en cas d’évolution de la mission ou des honoraires
• Assurer l’envoi, le suivi des signatures et l’archivage des lettres de mission
• Suivre les renouvellements annuels (tacite reconduction) et les échéances de résiliation
• Constituer les dossiers d’entrée en relation : pièces d’identité, justificatifs, bénéficiaires effectifs (obligations de lutte contre le blanchiment)
• Veiller à la conformité documentaire (RGPD, conservation des pièces)

Relation clients et accueil

• Être le premier point de contact des clients, par téléphone ou en présentiel
• Gérer les demandes courantes et les orienter vers les bons collaborateurs
• Relancer les clients pour la transmission des pièces et documents

Administration et organisation du cabinet

• Assurer le suivi administratif (contrats, assurances, fournisseurs, fournitures)
• Contribuer à la gestion RH courante (congés, onboarding, plannings)
• Veiller à la bonne tenue de la documentation et des archives, dans le respect de la confidentialité
• Soutenir les équipes lors des périodes de forte activité (clôtures, déclarations fiscales)

Organisation d’événements

• Organiser les événements du cabinet : réunions clients, conférences et petits-déjeuners thématiques (actualité fiscale, loi de finances, etc.), séminaires d’équipe, journées de cohésion
• Gérer la logistique de A à Z : choix et réservation des lieux, traiteurs, prestataires, matériel, déplacements et hébergements
• Concevoir et envoyer les invitations, suivre les inscriptions et relancer les participants
• Établir et suivre le budget de chaque événement, en lien avec la direction

Profil recherché

• Formation Bac+2/+3 en assistanat de direction, gestion, secrétariat ou événementiel (BTS SAM, BTS Support à l’action managériale, BTS Tourisme, etc.)
• Expérience de 2/3 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en cabinet comptable, juridique ou de conseil
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) ; la connaissance d’un logiciel du secteur ([Cegid, ACD, Sage, etc.]) est un plus
• Excellente expression écrite et orale
• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités
• Créativité, sens du détail et aisance relationnelle
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Esprit d’équipe, sens du service et proactivité